MelAus PartnersCONFIGURATION MANAGEMENT DATABASE EXAMPLERepository of the inter relationships ofcontents information. Your ads will be inserted here byEasy AdSense.Please go to the plugin admin page to paste your ad code. It is important to have a database system to store valuable information relating to business.
Some of the benefits are: Firstly, it helps in breaking down the barrier between a company’s IT infrastructure and its core business.
To maintain the business to business (B2B) relationship, there must be strong and reliable network between them. Das betrachtete Unternehmen dieser Fallstudie, eine Gruppe von Beratungs- und Prufungsgesellschaften (siehe 4.2), befindet sich derzeit in einer Wachstumsphase, aus der sich besondere Herausforderungen ergeben.
Aufgrund sich andernder Strukturen verandert sich auch die direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Zielsetzung dieser Fallstudie ist es, existierende Probleme im Bereich der Organisation prozessrelevanter Dokumente und Aufzeichnungen bei einer Gruppe von Beratungs- und Prufungsgesellschaften zu analysieren und Losungsansatze aufzuzeigen. Um die gegenwartigen Ablaufe im Unternehmen bei der Organisation ihrer Dokumente zu analysieren und Schwachstellen aufzudecken, wurden im Vorfeld Gesprache mit Vorgesetzten und Mitarbeitern gefuhrt. Dokumentation ist die Auswahl, Sammlung, Ordnung, Speicherung und Verfugbarmachung von Dokumenten fur bestimmte Zielgruppen[3]. Dokumente einschlie?lich Aufzeichnungen, welche Unternehmen zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchfuhrung und Lenkung ihrer Prozesse als notwendig erachten, gehoren gema? der Norm DIN EN ISO 9001 zur Dokumentation im Rahmen eines Qualitatsmanagementsystems[7]. Ein Dokumentenlebenszyklus (Document Lifecycle) beschreibt einen Prozess, den ein Dokument von der Erstellung uber die Verwendung bis zur Loschung bzw.
Fur die vorliegende Arbeit wurde eine Gruppe von Unternehmensberatungs- und Prufungsgesellschaften (im Folgenden Unternehmen genannt) ausgewahlt. Neben dem eigentlichen Inhalt des Dokuments werden eine Reihe von sogenannten Metadaten gepflegt. Die Freigabe eines Dokuments erfolgt durch die Kennzeichnung mittels eines entsprechenden Vermerks im Dokument. Der betriebsinterne Dokumentenbestand wird auf einem zentralen File-System organisiert und abgelegt.
Alle relevanten Verzeichnisse werden bei Bedarf automatisch mit den Laptops der Mitarbeiter synchronisiert. Die Anderung von Dokumenten wird in einer Anderungshistorie dokumentiert, welche sich am Anfang jedes Dokuments befindet.
Werden neue Dokumente erzeugt oder bestehende Dokumente geandert, mussen diese allen zustandigen Mitarbeitern bekannt und zuganglich gemacht werden.
Nach Analyse der gegenwartigen Vorgehensweise bei der Organisation prozessrelevanter Dokumente und Aufzeichnungen wurde deutlich, dass es eine Reihe von Risiken gibt.
Ein weiterer Nachteil ist die Darstellung und Pflege von Abhangigkeiten zwischen verschiedenen Dokumenten.
Um sich Anderungen an einem Dokument anzeigen zu lassen, muss dieses manuell geoffnet und die Anderungshistorie gelesen werden. Die Bekanntmachung und Verbreitung aktualisierter Dokumente erfolgt durch das Versenden von E-Mails bzw. Unternehmen mussen sich insbesondere in Wachstumsphasen standig neu erfinden, alles hinterfragen und alle Prozesse immer wieder neu ausrichten[12]. Hierbei besteht die besondere Herausforderung darin, passende Ansatze fur eine Prozessoptimierung zu finden und unterstutzende Theorien, Best-Practices sowie Pragmatiken zu identifizieren. Ein Framework, das die Organisation von Dokumenten uber ihren kompletten Lebenszyklus unterstutzen kann, ist die Norm DIN EN ISO 9001 (im Folgenden Norm genannt).
In den folgenden Abschnitten werden neben dem Prozess der Dokumentenlenkung gema? DIN EN ISO 9001 auch technische Losungsansatze zur Umsetzung der innerhalb der Norm sowie den in 6.1 definierten fachlichen Anforderungen erlautert.
In der internationalen Norm DIN EN ISO 9001 sind die Anforderungen an ein Qualitatsmanagementsystem (QM-System) festgelegt. Demnach mussen die geforderten Dokumente nach einem dokumentierten Verfahren gelenkt werden. Zusammenfassend wird unter Dokumentenlenkung die einheitliche und nachvollziehbare Erstellung, Genehmigung, Verteilung und nach Ablauf der Gultigkeit, Einzug und Vernichtung von Dokumenten verstanden[17]. Unter Berucksichtigung der fachlichen Anforderungen an eine mogliche Losung kommt nur eine IT-gestutzte Umsetzung in Frage.
Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Uberarbeitung, Uberwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art uber ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Fur die Erstellung der Dokumente kommen in der Regel Buroanwendungen, wie beispielsweise Microsoft Word, zum Einsatz. Der Begriff CMDB stammt aus dem Framework ITIL (Information Technology Infrastructure Library). ITIL wurde im Auftrag der britischen Regierung entwickelt und wird derzeit vom Cabinet Office (CO) publiziert.
Eine Configuration Management Database ist eine zentrale Datenquelle fur alle ITIL Service Management Prozesse. Bei einem CI handelt es sich also um eine IT-Infrastrukturkomponente von beliebiger Granularitat mit einer eindeutigen Identifizierungskennung. Nach Olbrich werden auch Dokumente als eigenstandige CIs in der CMDB eingebunden, beispielsweise Vertrage, Betriebs- und Installationsanweisungen, Notfallplane und Unternehmensrichtlinien[23]. Die Moglichkeit der Abbildung von Beziehungen von CIs zueinander ist ein entscheidender Vorteil im Gegensatz zu reinen IT-Asset-Datenbanken, die nur den zahlenma?igen Bestand erfassen.


Der Vergleich der Konzepte eines Dokumentenmanagementsystems und einer CMDB offenbart, dass die in 6.1 definierten fachlichen Anforderungen von beiden Systemen weitgehend unterstutzt werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann aufgrund der hohen Spezialisierung und dem auf das Management von Dokumenten zugeschnittenen Funktionsumfang mit einem relativ geringen Zeitverzug eingesetzt werden. Im Gegensatz dazu bedeutet die Einfuhrung einer CMDB einen betrachtlichen Aufwand, da diese nur ein Gerust fur die Verwaltung von CIs darstellt. Den gro?ten Vorteil spielt eine CMDB gegenuber einem reinen DMS jedoch dann aus, wenn es darum geht Abhangigkeiten darzustellen. Alle fur den Unternehmenserfolg kritischen Geschaftsprozesse sollten angemessenen dokumentiert sein. Der fur eine solche Umsetzung zu betreibende Aufwand sollte jedoch nicht unterschatzt werden. As the information between the companies is sent over a digital media (internet), security is also important. Instead of having the documents sent manually, this enables to send and receive important documents via the network. Im Rahmen dieser Fallstudie werden anhand der Teilprozesse im Lebenszyklus von Dokumenten fachliche Anforderungen definiert und mogliche Losungsansatze fur eine Neuausrichtung und Verbesserung der Geschaftsprozesse im Bereich des Dokumentenmanagements untersucht. Die Gesellschaften haben sich auf die Themen Informationssicherheit, Ordnungsma?igkeit und Datenschutz spezialisiert. Bei Metadaten (?Daten uber Daten?) handelt es sich um strukturierte Daten, die eine Informationsressource naher beschreiben und dadurch besser auffindbar machen[11].
Alle freigegebenen Dokumente werden anschlie?end im PDF-Format in einem dedizierten Verzeichnis abgelegt.
Dabei werden die erforderlichen Zugriffsberechtigungen uber Active Directory (Verzeichnisdienst von Microsoft Windows Betriebssystemen) gesteuert. Die gegenwartige Pflege dieser Daten mittels des Dokumenteneigenschaften-Dialogs innerhalb von Microsoft Word garantiert nicht, dass die Vorgaben fur das Ausfullen dieser Metadaten eingehalten werden.
Anderungen in ubergeordneten Dokumenten mussen mitunter in einer Vielzahl von untergeordneten Dokumenten nachgepflegt werden. Diese Praxis kann insbesondere dann aufwandig sein, wenn Mitarbeiter uber einen langeren Zeitraum keinen Zugriff auf diese Dokumente hatten ? Das betrachtete Unternehmen befindet sich in einer solchen Wachstumsphase und steht vor der Herausforderung, die Organisation sowie das Management wichtiger prozessrelevanter Dokumente kritisch zu prufen und zu optimieren. Nach Koch gibt es zwei unterschiedliche Ansatze, die Leistung von Geschaftsprozessen zu steigern, die Prozesserneuerung (Revolution) und die Prozessverbesserung (Evolution)[13]. Diese Anforderungen sind auf alle Organisationen anwendbar, unabhangig von deren Art und Gro?e bzw. Mit manuellen Methoden sind Anforderungen wie beispielsweise die Moglichkeit des regional unabhangigen Zugriffs auf ein Dokument oder die automatische Aktualisierung der Abhangigkeiten von Dokumenten untereinander nicht realisierbar.
Neben einem klassischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet die IT Infrastructure Library (ITIL) mit dem Konzept einer Configuration Management Database (CMDB) einen geeigneten Ansatz. Es gibt jedoch auch Losungen, welche die Erstellung von Dokumenten direkt im System unterstutzen. Sie ermoglicht es, auch in gro?en Datenbestanden den Uberblick zu behalten und Dokumente zuverlassig wiederzufinden.
Sie dokumentiert den Ist-Zustand aller IT-Infrastrukturelemente, deren Anderungshistorie und bildet die gegenseitigen Beziehungen der Infrastrukturelemente untereinander ab[22]. Es ist moglich sowohl einen kompletten Rechner als CI zu definieren oder jede einzelne Komponente, beispielsweise Mainboard, Prozessor, Grafikkarte, usw. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die passende Losungen fur die verschiedenen Bedurfnisse und Anforderungen bereitstellen.
Zwar definieren die meisten Anbieter von CMDB-Losungen ein Basis-Set von CI-Typen samt Attributen, jedoch genugen diese den individuellen Anforderung nur in den wenigstens Fallen.
Nur eine CMDB bietet die Moglichkeit beispielsweise alle Dokumente, die eine Personengruppe, einen Server oder einen Geschaftsprozess betreffen, zu gruppieren und anzuzeigen. Nach der Aufnahme und Auswertung der Ist-Situation im Unternehmen wurden jedoch gravierende Schwachstellen bei der Organisation von prozessrelevanten Dokumenten und Aufzeichnungen identifiziert.
Eine nachtragliche Einfuhrung gestaltet sich ab einer kritischen Unternehmensgro?e als schwierig und kaum mehr moglich, weil der Zeit- und Kostenaufwand fur eine solche Prozesserneuerung steigt.
In fact Configuration Management Database (CMDB) is important in the Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Hence you will be getting an efficient and powerful model of business, which broadens your line of business. Fehlende Dokumentation und mangelnde Kommunikation fuhren zu haufiger auftretenden Fehlern[2]. Daran anschlie?end werden die Moglichkeiten einer technischen Umsetzung untersucht und verglichen. Sie beraten und prufen Unternehmen und Organisationen aus den verschiedensten Branchen, darunter zahlreiche Bundes- und Landesministerien. Dazu gehoren beispielsweise Angaben uber die Firma, den Autor sowie die Dokumentenkategorie. Die betroffenen Mitarbeiter werden hierzu durch die zustandige Institution per E-Mail schriftlich benachrichtigt oder auf dem Wege eines personlichen Gesprachs informiert.
So kann beispielsweise nur durch manuelle Nachkontrolle ausgeschlossen werden, dass Anwender diese Felder gar nicht, unvollstandig oder fehlerhaft ausfullen. Neben dem zeitlichen Aufwand konnen bei einer Vielzahl von Abhangigkeiten einzelne Dokumente leicht ubersehen werden.


Problematisch hierbei ist neben dem organisatorischen Aufwand vor allem die fehlende Moglichkeit, automatisch Lesebestatigungen anzufordern und auszuwerten.
Die einzelnen Infrastrukturelemente innerhalb einer CMDB werden als Configuration Items (CI) bezeichnet[23].
Fur einen Prozessor konnen solche Attribute beispielsweise der Hersteller, die Taktfrequenz, die Seriennummer sowie das Anschaffungsdatum oder die Garantiefrist sein. Eine Neuausrichtung dieser Geschaftsprozesse unter Berucksichtigung des kompletten Lebenszyklus von Dokumenten ist daher notwendig.
This contains all the important and relevant information regarding the company’s technical components.
One who is related to the collaterals field or lending institutions can get great benefits out of this database.
As the system works as a combination of different accounting software, this program looks like a quick book. Wichtige prozessrelevante Dokumente und Aufzeichnungen sind unbekannt, werden nicht gefunden oder sind in verschiedenen Versionen im Umlauf.
Die Eingabe dieser Metadaten erfolgt mit Microsoft Word uber die Dokumenteneigenschaften (siehe Abbildung 1).
Die Vorgaben fur die Ordnerstruktur sowie fur die Benennung von Dateien sind in einer Arbeitsanweisung festgehalten, die jedem Mitarbeiter zuganglich ist. Gegebenenfalls ist es erforderlich, dass die Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter schriftlich bestatigt wird. Werden diese Metadaten nicht gewissenhaft und vollstandig gepflegt, kann es zu Beeintrachtigungen bei der Wiederauffindbarkeit und somit zu einer eingeschrankten Verfugbarkeit dieser Dokumente kommen, da die clientseitige Suchfunktion auf diese Daten angewiesen ist. In diesen Fallen muss sich der Mitarbeiter uber alle Anderungen an bestehenden Dokumenten und uber neu hinzugekommene Dokumente informieren.
Durch die Tatsache, dass die Mitarbeiter des betrachteten Unternehmens oftmals uber einen langeren Zeitraum direkt beim Kunden vor Ort arbeiten, kann es leicht dazu kommen, dass wichtige Informationen nicht bei allen Mitarbeitern bekannt gemacht werden. Es wird vielmehr definiert, welche Anforderungen der Prozess der Dokumentenlenkung erfullen muss, jedoch nicht wie dieser umgesetzt wird. Zu den Anforderungen an ein QM-System gehoren neben den allgemeinen Anforderungen insbesondere die Anforderungen an die Dokumentation eines QM-Systems[15]. Anschlie?end wird das Dokument mittels Metadaten naher beschrieben und in einer Datenbank oder im Dateisystem des Betriebssystems abgelegt.
Ein Hauptziel eines ITSM ist die Ausrichtung aller IT Services auf die gegenwartigen und zukunftigen Anforderungen eines Unternehmens und seiner Kunden[20]. Einen Ansatz fur diese Prozessoptimierung bietet die internationale Norm DIN EN ISO 9001, diese spezifiziert die Anforderungen an den Prozess einer Dokumentenlenkung im Rahmen eines Qualitatsmanagementsystems. Individuals who are likely to view their security documents (collateral) or repossess their property from lending institutions, can access the recovery database network.
Dies fuhrt zur Verunsicherung der Mitarbeiter und zu Storungen in den fur den Unternehmenserfolg kritischen Geschaftsprozessen. Erweitert werden diese Metadaten durch spezielle Formularfelder, die innerhalb der Dokumentenvorlage definiert sind, beispielsweise fur den Freigabestatus, die Version oder die Abhangigkeiten von anderen Dokumenten. Durch den damit verbundenen Aufwand kommt es leicht dazu, dass diese Pflichten durch die Mitarbeiter vernachlassigt werden und damit wichtige Dokumente unbekannt sind. Als technische Umsetzung einer Dokumentenlenkung wurde sowohl der Einsatz eines klassischen Dokumentenmanagementsystems als auch das Konzept einer Configuration Management Database gema? dem ITIL-Framework untersucht. A configuration management database system is mainly designed for helping the administrator to watch how the different hardware components are working together so as to deliver the required products and customer to their corresponding customers. As thousands of requests are processed in a single month, these networks keep on expanding. Da das betrachtete Unternehmen besonderen Wert darauf legt, Abhangigkeiten von Dokumenten nicht nur untereinander, sondern auch mit Geschaftsprozessen, Personen und einzelnen IT-Infrastrukturelementen abzubilden, bietet sich die Integration der Dokumentenlenkungsprozesse in eine CMDB an. This system is not implemented unless the data stored in the database are accurate, valid and durable.
However, as the clients and lending institutions, there is a greater possibility that conditions like “shrink database” to occur. Thirdly, it enhances the level of security and also gauges the risk related to the business. The field agents and the repossession organizations are also facilitated with performing the tasks fully. The IT teams can set priorities to the vulnerabilities and tackle the problem that has more priority. With this, it has become the main point of contact between the customers and the lending institutions.
It will be always with you if you are related to the lending and repossession field, no matter wherever you go.
This system also enables the team to keep a track of the changes that are made to the software.



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Comments

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